Trong công việc, nhiều cuộc họp dài hơn cần thiết vì người nghe không biết mình đang được đề nghị làm gì: nghe để biết tình hình, để quyết một việc, hay để chọn một trong vài cách. Tôi nghĩ phần lớn rắc rối ấy bắt đầu từ chỗ ba loại văn bản bị gọi chung là "báo cáo".
Tôi dùng cách phân biệt sau, mỗi văn bản trả lời đúng một câu hỏi.
Báo cáo: chuyện gì đang xảy ra?
Báo cáo mô tả sự thật vận hành. Nó không xin phép và không tranh luận. Một báo cáo đủ ý có năm phần: mục tiêu, số liệu thực tế, so với kế hoạch, sai lệch, rủi ro phát sinh. Nếu sai lệch hoặc rủi ro lớn, báo cáo nên kèm phương án và đề xuất, nhưng đó là phần đi kèm, không phải thân bài.
Điều không nên có trong báo cáo là lời biện minh. Báo cáo giống một tấm gương: nhiệm vụ của nó là cho người xem thấy hiện thực, không phải làm người viết trông tốt hơn.
Đề xuất: tôi xin anh chị quyết điều gì?
Đề xuất là văn bản của người có trách nhiệm, yêu cầu cấp trên ra một quyết định cụ thể. Năm phần của nó: vấn đề cần quyết, vì sao phải quyết lúc này, quyết định mong muốn, hệ quả nếu không quyết, và ai chịu trách nhiệm nếu quyết.
Tôi thích cách hiểu rằng đề xuất là lời mời lãnh đạo cùng chịu trách nhiệm. Phần "ai chịu trách nhiệm" buộc người viết nói rõ mình đứng ở đâu, thay vì chuyển hết gánh nặng cho người ký.
Phương án: có những cách nào?
Phương án là tập các lựa chọn khả thi, mỗi lựa chọn đi kèm chi phí, thời gian, rủi ro, lợi ích và khuyến nghị. Hình thức tự nhiên của nó là một bảng, vì mục đích là để so sánh được các lựa chọn cạnh nhau.
Khi ba thứ bị trộn vào nhau
Đây là suy luận của tôi, không phải kết quả nghiên cứu:
- Báo cáo lẫn đề xuất khiến người đọc không biết đâu là sự thật, đâu là mong muốn của người viết.
- Đề xuất không có phương án khiến người quyết chỉ có thể gật hoặc lắc, và không biết mình đã bỏ qua điều gì.
- Phương án không có khuyến nghị đẩy phần khó nhất, việc cân nhắc, về phía người ít thông tin nhất.
Một việc nhỏ để bắt đầu
Trước khi gửi một văn bản, thử viết ra một câu: người nhận cần làm gì sau khi đọc xong? Nếu câu trả lời là "biết tình hình", đó là báo cáo. Nếu là "quyết một việc", đó là đề xuất. Nếu là "chọn một cách", đó là phương án. Nếu câu trả lời có hai ý trở lên, có lẽ nên tách thành hai văn bản.
Câu hỏi để bạn mang theo: văn bản gần nhất bạn gửi lên cấp trên thuộc loại nào, và người nhận có biết điều đó ngay ở dòng đầu không?