Quyết định kiểu năm 2008 bây giờ không thể một mình tôi chốt được nữa. Không phải vì tôi đã khiêm tốn hơn. Mà vì tôi đã tự đặt ra những chỗ mà tôi buộc phải nghe.
Sau chuyện năm 2008, tôi không tin vào việc tự nhắc mình khiêm tốn. Điều tôi tin hơn là vài cơ chế nhỏ, đủ giữ mình lại ngay cả những ngày tôi không khiêm tốn chút nào. Mục tiêu của chúng không phải là không bao giờ sai. Mục tiêu là sai nhỏ hơn, phát hiện sớm hơn và sửa nhanh hơn.
Người có quyền cản
Với tôi, thay đổi quan trọng nhất là có một người được quyền cản. Trợ lý của tôi là người phản biện chính thức, và người đó có quyền cản quyết định. Gần đây, người ấy đã cản một quyết định tuyển dụng của tôi, và tôi nghe theo.
Tôi kể điều này không phải để khoe. Tôi kể vì một cơ chế chỉ có nghĩa khi có lần nó thật sự làm tôi dừng lại.
Tôi cũng bớt các cấp trung gian để thông tin đi lên nhanh hơn, vì tin xấu qua mỗi tầng thường bị gọt đi một chút. Dưới là “sắp cháy”, lên tới bàn chủ chỉ còn “có chút khó khăn”.
Bốn lớp bảo vệ một quyết định
Với những quyết định lớn, khó đảo ngược, tôi tự đặt cho mình bốn lớp. Mỗi lớp chặn một cách tôi hay sai.
- Dừng. Việc lớn, khó đảo ngược, không khẩn cấp thì chờ 24 giờ hoặc họp lần hai. Câu hỏi kiểm: nếu chờ thêm 24 giờ, mình mất cụ thể cái gì? Phần lớn “phải chốt ngay” hóa ra chỉ là áp lực. Lớp này chặn sự sợ hãi.
- Kiểm chứng. Hỏi dữ liệu nào đang chống lại quyết định này. Làm một buổi pre-mortem: tưởng tượng sáu tháng sau quyết định đã thất bại, rồi hỏi vì sao. Người chủ nói sau cùng. Lớp này chặn sự tham lam; nó không bỏ trực giác, chỉ bắt trực giác gặp bằng chứng.
- Phản biện. Tách ba vai: người đề xuất, người phản biện, người quyết. Chọn người thật sự nghĩ khác, luân phiên vai, và không để vai này ảnh hưởng đánh giá hiệu suất. Phản biện quyết định, không phản biện địa vị. Câu hỏi kiểm: ai trong phòng được quyền cản tôi? Lớp này chặn sự ngạo mạn và là lớp quan trọng nhất.
- Hậu kiểm. Sau 30, 90 và 180 ngày, đối chiếu điều mình dự đoán với thực tế, và hỏi sai ở dữ liệu, ở giả định hay ở suy luận. Ghi đều đặn thì sẽ thấy mô thức sai của chính mình. Lớp này chặn sự cố chấp.
Với quyết định vượt ngưỡng công ty tự đặt (khoản chi lớn, vị trí chủ chốt, hợp đồng dài hạn), tôi dùng một phiếu một trang gồm năm câu: đang quyết điều gì và ai chịu trách nhiệm cuối cùng; giả định nào nếu sai thì quyết định thất bại; dữ liệu nào đang chống lại và ai là người phản biện; tôi đang hưng phấn, lo sợ, tức giận hay tự ái; ngày hậu kiểm là khi nào và điểm dừng lỗ là gì.
Khi cơ chế thành màn diễn
Có một điều tôi phải tự thừa nhận: người có quyền bỏ qua mọi lớp chính là người chủ. Nên tôi thêm hai chốt. Người phản biện cũng được gọi khoảng dừng; muốn bỏ qua thì nói to lý do, ghi lại và đưa vào hậu kiểm. Và ba tháng sau khi có người nói tôi sai, tôi xem người đó còn được mời vào phòng họp không.
Bốn lớp này chỉ là bộ xương. Phần cơ bắp là người chủ thật lòng muốn biết mình sai ở đâu, và cho mọi người thấy lời họ nói đã đổi được điều gì.
Điều chưa xong
Mọi thứ trên vẫn chưa xong. Có những việc tôi còn đang xây, như quản trị công việc trên công cụ số của công ty, và việc đưa AI vào quá trình ra quyết định. Và tôi vẫn còn những ngày muốn chốt một mình.
Bốn lớp này là đề xuất thực hành của riêng tôi. Mỗi lớp dựa trên một dòng nghiên cứu, nhưng cả gói thì chưa được kiểm định. Cách kiểm chứng đáng tin nhất là hậu kiểm ở chính công ty của mỗi người.
Câu hỏi để bạn mang theo
- Quyết định lớn gần nhất của bạn đã qua được mấy lớp?
- Ai trong công ty của bạn được quyền cản bạn, và lần gần nhất họ cản, bạn đã làm gì?